En esta serie de artículos de MisAbogados.com.co sobre ¿Cómo crear una empresa?, hemos hecho un recorrido desde el momento de generar la idea de negocio, escoger el tipo de sociedad comercial para tu empresa, construir los estatutos o en otras palabras, las reglas de juego que orientarán el funcionamiento de tu empresa, los trámites administrativos que debes realizar para que tu empresa tenga reconocimiento formal en Colombia, además de los registros, certificados, permisos y licencias que deberás solicitar dependiendo del tipo de actividades que quieras desarrollar y si optas por llevarlas a cabo en un punto físico abierto al público.
Pero, también es importante que conozcas todos aquellos aspectos administrativos que deberás mantener al día para que la operación de tu empresa siga siendo organizada, viable y en cumplimiento de la ley. Es por eso que en este artículo ampliaremos un poco más este tema.
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Antes de continuar con el tema central, recuerda que una sociedad comercial es una persona jurídica, sujeta de derechos y obligaciones, cuyo nacimiento a la vida jurídica se da por medio de un acuerdo entre dos o más personas (socios) que se obligan a realizar aportes en dinero, bienes o trabajo, para desarrollar unas actividades comerciales determinadas y obtener de ello, unas utilidades que puedan ser repartidas entre dichos socios.
Conforme a lo anterior, es importante entender que la sociedad comercial es una persona jurídica diferente e independiente de sus socios, es por ello que estos deben actuar de manera responsable, diligente y velando por los intereses de la empresa, garantizando que su operación se realice en cumplimiento de la normatividad que rige a las sociedades comerciales.
Una de las obligaciones principales de las sociedades comerciales es renovar la matrícula mercantil cada año en la Cámara de Comercio de la jurisdicción del domicilio principal de la sociedad. Esta renovación se debe realizar antes del 01 de abril de cada año e implica un costo por derechos de renovación.
En este punto cabe mencionar que la no renovación de la matricula mercantil, impedirá que puedas seguir realizando las operaciones comerciales con clientes y proveedores, además del hecho de enfrentarte a posibles sanciones por no efectuar la renovación a tiempo, que van desde la suspensión temporal o definitiva de la actividad comercial, multas y finalmente, la disolución de la persona jurídica.
Así mismo, si la sociedad cuenta con uno o varios establecimientos de comercio, deberás efectuar la renovación por cada uno de ellos.
El registro de marca es un trámite muy importante para las empresas, pues supone la protección de los signos distintivos que identifican los productos o servicios que ofrece, tales como: logo, nombre y enseña comercial, denominación de origen, lemas comerciales, entre otros. En este sentido, la marca es un bien intangible pero de gran valor para los empresarios, pues permite que los consumidores identifiquen y recuerden los productos o servicios de la empresa, los diferencien de otros y los relacionen a una calidad determinada generando emoción y lealtad.
El registro de marca se realiza ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) e impide que terceros no autorizados usen, se atribuyan o exploten la marca protegida, esto con el fin de que los consumidores no se confundan y adquieran el producto o el servicio del empresario que en realidad quieren.
El proceso de registro de marca no es gratuito, sino que implica un valor de acuerdo al tarifario señalado por la SIC. Además deberá realizarse la renovación del registro cada 10 años desde el momento de la concesión de la marca.
En este punto es importante señalar que el registro de marca es un trámite completamente diferente a la verificación de la homonimia que debe realizarse antes de registrar una empresa ante Cámara de Comercio, en el que se verifica que el nombre o razón social de la sociedad no se encuentre ya registrado. Si quieres saber más de esto visita: ¿Cómo crear una empresa? Parte I
Los libros de comercio son soportes documentales en el que se registra y ordena las actividades de la empresa, incluyendo el comportamiento financiero y/o contable (Libros de Contabilidad), el desarrollo de las reuniones de asambleas de socios o juntas directivas (Libro de Actas) y la relación de los propietarios frente una sociedad y su participación en ella (Libro de Accionistas).
Los libros de comercio ayudan a tomar decisiones orientadas respecto a la viabilidad operativa, administrativa y económica de la empresa y verificar constantemente que el negocio puede seguir funcionando. Por esta razón, los libros de comercio, no constituyen únicamente una herramienta para los empresarios, sino que tenerlos actualizados es una obligación, pues es lo que permite acreditar el estado real de una compañía.
Ahora bien, los libros de comercio podrán ser llevado de manera física o digital, siempre que cumplan los requisitos de integridad, unicidad, autenticidad, disponibilidad y acceso. Así mismo, por disposición legal, las sociedades comerciales deberán registrar ante Cámara de Comercio el Libro de Actas y el Libro de Accionistas, cuando se trate del primer libro de la empresa, cuando las páginas del primer libro estén a punto de acabarse o este se haya perdido (cuando se trate de libros físicos) o cuando se haya cumplido un año desde la inscripción del libro electrónico.
Finalmente, ten en cuenta que si bien el registro de los libros, permite a la Cámara de Comercio tener y publicitar información general para efectos de la identificación de dichos libros, la responsabilidad de documentarlos y custodiarlos estará en cabeza del administrador o representante legal de la compañía.
Recuerda que el presente artículo trata temas generales y no constituye una asesoría legal. Si requieres mayor información respecto a la constitución de una sociedad comercial o su funcionamiento en el tiempo, completa el formulario de contacto y podremos conectarte con un abogado experto que asesore tu caso.