Empezar a trabajar en una nueva empresa suele ser toda una aventura. Saber que nos enfrentaremos a nuevos retos nos lleva a enfocarnos más en como acoplarnos rápidamente al ritmo de trabajo y a las nuevas responsabilidades. Sin embargo, en nuestro afán por hacer excelente nuestro trabajo, olvidamos que el vínculo laboral tiene deberes y obligaciones laborales recíprocos.
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A continuación te damos una lista con las obligaciones del empleador acorde a la frecuencia en que deben cumplirse. De esta manera, en caso de presentarse algún evento que puede poner en riesgo tus derechos, tendrás herramientas y conocimiento práctico para afrontar la situación.
¿Cuáles son las obligaciones cada vez que se vincula un trabajador?
- Afiliación al sistema integral de seguridad social: pensiones (colpensiones, sociedades administradoras de fondos de pensiones), salud (EPS) y riesgos profesionales (ARL).
- Afiliación a la caja de compensación familiar.
- Firma del contrato de trabajo y entrega de copia al trabajador.
- Abrir una carpeta o expediente con la hoja de vida del empleado.
¿Cuáles son las obligaciones laborales acorde a la ocurrencia?
- Información sobre accidentes de trabajo.
- Llevar los registros de trabajo extra.
- Suministrar dotación de calzado y vestido de trabajo.
- Expedir los certificados que soliciten los trabajadores.
- Conceder licencia de maternidad y la licencia de paternidad en los términos legales.
- Informar a los trabajadores sobre los aportes pagados.
¿Cuáles son las obligaciones mensuales?
- Aportar a las entidades de seguridad social las cotizaciones sobre salarios.
- Declarar sobre salarios y pagos al sistema de seguridad social.
- Retener y consignar en los bancos autorizados la retención en la fuente.
- Aportar el 9% de la nómina por conducto de una caja de compensación para cumplir obligaciones con la caja, el SENA y el ICBF.
- Reportar las novedades de retiros y cambios de salario de los trabajadores a las entidades de seguridad social y a la caja de compensación.
¿Cuáles son las obligaciones semestrales?
Informar al SENA cada tres (3) meses sobre variaciones en la nómina para efecto de la cuota de aprendices.
¿Cuáles son las obligaciones anuales?
- Llevar los registros de vacaciones.
- Elaborar el informe general anual.
- Expedir el certificado de ingresos y retenciones.
- Consignar las cesantías de los trabajadores afiliados a los fondos de cesantía.
- Contratar aprendices cuando corresponda.
- Pagar intereses sobre las cesantías liquidadas al 31 de diciembre.
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