La factura electrónica ha cobrado gran relevancia en el ámbito comercial en Colombia. Pero, ¿qué es exactamente y cómo impacta a los comerciantes y consumidores? A continuación, te explicamos de manera sencilla y clara este tema.
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¿Qué es la facturación electrónica?
La factura electrónica es un documento que reemplaza a la tradicional factura en papel. Es un documento digital y de carácter oficial que contiene toda la información necesaria para respaldar una transacción comercial, como la descripción de los productos o servicios, los valores, los impuestos, los datos de las partes involucradas y todos los demás requisitos establecidos por la normativa colombiana.
Su uso está regulado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y, más específicamente, por la Resolución 000165 de 2023 expedida por dicha entidad, que busca modernizar el sistema tributario y fomentar la formalización de la economía.
¿Cuál es la diferencia con la antigua facturación física?
La principal diferencia con la factura en papel es que:
- Se genera, valida, expide, envía y almacena de forma electrónica: Por medio de plataformas especializadas. Esto agiliza los procesos y reduce el uso de papel.
- Tiene la misma validez legal: La factura electrónica tiene el mismo valor legal que una factura física. De hecho, el sistema de facturación colombiano está evolucionando para que obligatoriamente todas las operaciones se realicen de manera electrónica. Esto con el fin de controlar la evasión fiscal e incrementar la competitividad de las empresas colombianas a nivel internacional.
- Es más segura: Al ser un documento digital que requiere resolución previa por parte de la DIAN para su numeración, es más difícil alterarla o perderla.
¿Quién debe emitir factura electrónica en Colombia?
La obligación de emitir factura electrónica en Colombia aplica para todas las operaciones que realicen:
- Las personas jurídicas
- Los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA)
- Los responsables del Impuesto Nacional al Consumo (INC)
- Personas Naturales que superen los ingresos brutos de 3500 Unidades de Valor Tributario (UVT), o estén dentro de los requisitos del artículo 437 del Estatuto Tributario.
- Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE).
- Comerciantes, importadores, tipógrafos y litógrafos
- Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
¿Cómo funciona el proceso de facturación electrónica?
- La persona o empresa interesada debe habilitarse ante la DIAN para poder facturar electrónicamente: Con esto, la DIAN autoriza una numeración que deberá estar incluida en las facturas electrónicas, la cual debe contar con un rango y vigencia autorizada.
- Generación y transmisión de la factura electrónica a la DIAN: Se genera la factura a través de un software especializado, ingresando los datos del cliente y los productos o servicios adquiridos. La factura automáticamente se generará en formato XML, con un código CUFE (que permite identificar inequívocamente cada factura) y un código QR. El documento debe enviarse a la DIAN para su validación previa.
- Firma digital: Se realiza al momento de generar la factura, ya sea con el mismo software especializado o con una entidad certificada con la DIAN, esto permite garantizar la autenticidad y seguridad del documento.
- Expedición de la factura: Se expide la factura electrónica con el fin de entregarla al cliente o comprador por medio del canal que este indique para tal fin.
En resumen, la factura electrónica es una herramienta indispensable en el mundo empresarial actual. Sus múltiples beneficios la convierten en una solución eficiente, segura y sostenible para gestionar las transacciones comerciales.
Recuerda que el presente artículo contiene temas de carácter general y no constituye asesoría legal. Si requieres mayor orientación para resolver una situación jurídica de tipo tributaria y necesitas un abogado experto en el asunto, aquí podemos conectarte con profesionales del derecho confiables, con gran experiencia y bajo tarifas justas. Contáctanos a través de nuestro formulario virtual.
